Undgå PDF-panik før lukketid

James Bond figur med løftet pistol for enden af en mørk, snoet tunnel

Af: Sinnet Ellehauge Haag, webstrategisk konsulent hos Diversa

Inden du kaster dig ud i at læse denne artikel, så vær opmærksom på, at hvis du tilhører den super-optimerende tids-fascistiske type, som fornægter, at det godt kan være både hyggeligt og lidt sjovt at blive klogere, så overvej om der er en anden ekspert i digital tilgængelighed, du heller vil følge. Du kan også prøve at springe direkte til denne artikels afsnit med overskriften: ”Så hvad gør du?”.

Afsnittet "Sådan gør du" er tænkt som en skridt for skridt tringuide til, hvordan du kan gribe den store og ofte uoverskuelige opgave med at få styr på PDF-filerne og webtilgængeligheden an.

Hænger du på endnu? Så lad mig fortælle, hvad der skete den dag, jeg endte som den kommunale, kvindelige udgave af James Bond skurken, Mr. White …

Stands ulykken

Det var en mørk og stormfuld vinterdag langt ude mod vest. Nærmere bestemt i Herning, hvor jeg på det tidspunkt slog mine folder som faglig leder af kommunens weborganisation, HKweb.

Vi havde arbejdet systematisk med webtilgængelighed i nogle år, og nu var turen kommet til at tage livtag med de mange PDF-filer og andre dokumentformater på hjemmesiden.

I Herning Kommune havde vi en webledelse, som mødtes mindst én gang om ugen. Den slags fokuseret governance er – hvis du spørger mig – helt afgørende for at drive kommunens hjemmeside ”Det digitale rådhus” på en professionel og effektiv måde.

I webledelsen havde vi skitseret en plan for, hvordan vi ville gribe arbejdet med pdf-filerne og webtilgængeligheden an. Vi havde døbt projektet ”Fy for filen” og var klar til at eksekvere på første punkt i handlingsplanen, som var: ”Stands ulykken”.

I projekt ”Fy for filen” ville webledelsen standse ulykken ved at sikre sig kontrol over, hvilke nye pdf-filer, der blev lagt på hjemmesiden fra en given dato. Målet var ikke at forbyde, at der blev lagt nye pdf-filer på siden, men at vi fik overblik over antallet og kvaliteten. Begge dele med henblik på at overholde kravene i loven om webtilgængelighed.

Ramaskriget

Nogle måneder før skæringsdatoen sendte jeg i min egenskab af webleder en mail til alle de medarbejdere, som havde adgang til CMS systemet, og som derfor kunne lægge blandt andet pdf-filer på hjemmesiden. Der var, så vidt jeg husker, tale om godt 100 personer. Og der gik ikke mange minutter, fra jeg havde trykket på knappen ”send”, før helvede brød løs.

Hvis du er eller har været ansat i det offentlige, så ved du, at måden, man ofte eskalerer en konflikt på, er at fare til nærmeste leder og med øjne, der lyser af harme og en stemme, der dirrer af undertrykt vrede, spørge: ”Har du hørt at …? Kan det være rigtigt, at XX fra den helt anden afdeling YY har lov til at fortælle mig (og dermed dig chef), hvad vi skal gøre her i vores silo?” Og nej, det mener chefen sjældent er rimeligt, så han går til områdets direktør, som enten tager sagen med i direktionen (hvis den kan vente) – eller går direkte til kommunaldirektøren (eller måske dennes underordnede, hvis der trods alt skal være en mening med galskaben).

Hvis du er eller har været ansat i det offentlige, så ved du også, at det ikke er for sjov, når underdirektøren – uanset hvor sympatisk, rolig og behagelig han er – pludselig sidder på dit kontor og stiller venlige men indgående spørgsmål til dit projekt. I dette tilfælde ”Fy for filen”.

Når man (uforvarende) med en enkelt mail formår at skabe et organisatorisk kaos, som fører til et så fornemt, uanmeldt besøg på kontoret, så ved du, at du pludselig og uforvarende er blevet Mr. White. Du er blevet skurken i dramaet.

Ejerskab fra toppen

Hvis du nu sidder og tænker: ”Ahhh, er det ikke lige lovlig dramatisk og følelsesladet, det hun disker op med her? ”, så er svaret: Jo. For som professionel formidler er jeg klar over, at de bedste fortællinger er dem med helte og skurke. Prinser og prinsesser. Hvorimod virkeligheden altid er fyldt med nuancer.

Men både projektet og hændelsesforløbet er hentet fra virkelighedens verden. Der var et projekt. Der blev sendt en mail. Organisationen gik amok. Underdirektøren kom på uanmeldt besøg.

Heldigvis ender historien ikke der. Hverken for Herning Kommune eller for dig som læser. For direktionen i Herning Kommune tog på det tidspunkt faktisk et relativt stort ejerskab af webindsatsen og Det Digitale Rådhus. I hvert fald sammenlignet med andre kommuner (og ja… SURPRISE - webledere, -mastre, -redaktører, -konsulenter, -medarbejdere og andet digitalt godtfolk taler sammen om forholdene, når de mødes i diverse netværk).

I den konkrete situation blev kompromisset en lidt lempeligere indslusning i forhold til pdf-problematikken. Men der var grundlæggende opbakning til, at udfordringen skulle håndteres – ikke ignoreres. Det er ikke altid tilfældet.

Konklusionen på dette afsnit og første del af fortællingen er derfor: Du får ikke styr på pdf-filerne og de andre dokumenttyper på din hjemmeside, før du har opbakning fra toppen af din organisation.

Sådan som det offentlige arbejder i dag (og diskussionen om, hvorvidt dette så er hensigtsmæssigt og ”up to date” gemmer vi til en anden dag), så er der et utal af aktører med en enorm spændvidde i kompetence, som skaber og leverer pdf-filer og andre dokumenter. De opererer fra afdelinger og administrative niveauer, som er vidt spredt i hele organisationen.

Hvis der skal skabes overblik og tages styring med henblik på at leve op til loven om webtilgængelighed, så skal der store muskler til. Den slags muskler, du finder på direktionsgangen.

Så hvad gør du?

Hvad enten du har ledelsens bevågenhed og opbakning – eller sidder ene kvinde m/k i et dunkelt hjørne af IT- eller kommunikations-afdelingen – så er der stadig noget, du kan gøre, når det kommer til dokumenterne på din hjemmeside.

Skab overblik

Begynd med at skabe overblik over, hvor mange pdf-filer og andre dokumenter, du har på din hjemmeside – og hvor gamle de er.

Alderen spiller en rolle, for hvis dit dokument er lagt på hjemmesiden før 23. september 2018, er det undtaget kravene i loven om webtilgængelighed.

I forhold til de gamle dokumenter er der dog den lille sidebemærkning, at hvis indholdet i dokumentet er ”nødvendigt for aktive administrative processer i forbindelse med de opgaver, som det offentlige organ varetager”, ja så skal dokumentet leve op til lovens krav. Uanset alder.

Måske er du så heldig, at din organisation abonnerer på Siteimprove, som er en alt-i-en-software der kan hjælpe dig med at skabe overblik over dit indhold?

Hvis ja, så er der i modulet ”Accessibility” en særskilt funktion til håndtering af pdf-filer. Og her er der et specifikt filter, så du kan sortere dine pdf-filer efter, om de er ”EU-direktiv modificeret efter 23. september 2018”.

Hvis nej, så må du prøve, om du på anden måde kan få adgang til data, der fortæller og dokumenterer, hvornår den pågældende pdf-fil er offentliggjort på hjemmesiden første gang.

Læg en plan

Når du har overblik over, hvor mange dokumenter, du har på hjemmesiden, hvor gamle de er og hvor de ligger, skal du lave en strategi for, hvordan du vil få ryddet op i dem.

Har du mulighed for at få tilladelse og ressourcer til at nedsætte en midlertidig arbejdsgruppe? Må du indse, at du er ”all by yourself?”. Uanset hvad, så er der kun én måde at spise en elefant på. I bidder.

Begynd med at kortlægge hvilke områder og typer af dokumenter, som kan være særligt kritiske. Hvis du har adgang til statistik, kan du se, hvilke filer der bliver åbnet og downloadet oftest.

Der er også nogle indholdskriterier, du skal være opmærksom på. Hvis indholdet i dokumentet spiller en rolle for, at brugeren kan tage aktivt del i demokratiet og ovenikøbet har en lovsikret ret til dette, så skal dokumentet øverst i bunken.

Det samme gælder, hvis dokumentet beskriver tiltag, procedurer, politikker eller andet inden for det social- og handicappolitiske område. Årsrapporten fra Handicaprådet skal også øverst i bunken.

Når du har lagt en plan for, hvordan du vil gribe oprydningen og tilgængeliggørelsen an, så forelægger du den for nærmeste chef. Hun må bestemme, hvor langt den skal op i systemet. Når der er nikket til en prioriteringsplan, sørger du for, at planen bliver arkiveret i den fælles sag ”Webtilgængelighed på mitdomæne.dk”, som I (selvfølgelig) har oprettet som dokumentation i det fælles ESDH system (eller andet arkiveringssystem).

Ryd op

Når du har afgrænset et område og udvalgt de dokumenter, som hører til området, og som er omfattet af loven om webtilgængelighed (det vil sige er offentliggjort på hjemmesiden efter 23. september 2018), går du i gang med at rydde op med afsæt i de fem trin herunder.

Målet er, at bunken af pdf-filer og andre dokumenter, som skal ligge på hjemmesiden, skal gøres så lille som muligt.

Det vil sige, at du lægger dig i selen for først at udføre trin 1 – fjern filen. Når du har gjort dette og forhåbentlig sidder med en langt mindre bunke, så går du videre til trin 2. Og så fremdeles …

Trin 1 - Fjern filen

Ta' en kritisk vurdering af indholdet i filen og spørg dig selv: Hvad giver dette dokument til min bruger? Er det særlig vigtigt? Kan det mon undværes?

Trin 2 - Formidl indholdet

Måske kan indholdet i dit dokument laves til almindeligt godt webindhold - det vil sige indhold, der er kort, klart og klikbart.

Hvis det er dig, der har fagligheden og ansvaret for hjemmesiden, så tilbyd gerne at du eller en anden fagligt dygtig webformidler hjælper med at finde en god måde at konvertere indhold fra pdf-filer og andre dokumenter til html-baseret indhold på hjemmesiden.

Trin 3 - Link til en anden hjemmeside

Hvis indholdet i dokumentet oprindeligt stammer fra en anden hjemmeside, så link til det oprindelige dokument i stedet. Men hop først tilbage til trin 1 og overvej igen, om ikke bare dokumentet kan undværes.

Trin 4 - Henvis til ekstra materiale

Kan du dokumentere, at det kun er en lille, særlig målgruppe, der har brug for dit dokument? Så kan du overveje, om I på hjemmesiden vil lave en kort beskrivelse af indholdet i dokumentet og så bede brugeren sende en mail, hvis han eller hun gerne vil have hele dokumentet tilsendt i en webtilgængelig udgave.

Vi ved endnu ikke, hvordan Digitaliseringsstyrelsen vil vurdere en sådan praksis, når styrelsen begynder at føre tilsyn. Men jeg ville selv vælge at gøre sådan, hvis jeg var ansvarlig webredaktør. Hvis jeg modtog relevante henvendelser (klager) fra brugere eller en interesseorganisation som Blindefonden, Dansk blindesamfund, Ordblindeforeningen eller lignende, ville jeg ændre praksis i overensstemmelse med deres anbefalinger.

Trin 5 - Gør filen lovlig

Der findes værktøjer i blandt andet Word og Adobe Acrobat, som kan tjekke tilgængeligheden af dit dokument. Disse værktøjer forsøger også at anvise, hvad du skal gøre, for at sikre at dit dokument er tilgængeligt.

Simple dokumenter, som udelukkende indeholder tekst, illustrative billeder uden tekst og almindelige tabeller er forholdsvis enkle at gøre tilgængelige.

Dokumenter med diagrammer, grafer, kort og lignende er betydeligt vanskeligere at gøre tilgængelige. Her kan det være nødvendigt at betale sig fra at få professionelle til at gøre filen tilgængelig.

PS: Vi kan klæde dig på

Hvis du har brug for webstrategisk rådgivning med afsæt i Loven om webtilgængelighed og en overordnet plan for, hvordan du kan gribe PDF-udfordringen an, er det mig - Sinnet Ellehauge Haag - du skal have fat i.

Hvis du og dine medarbejdere har brug for at blive klædt bedre på til at lave, teste og fikse pdf-filer og andre dokumenter, som skal være webtilgængelige i henhold til loven om webtilgængelighed, så afvikler vores PDF-guruer, Asbjørn og Jacob, kurser i henholdsvis ”Fra word til pdf” og ”Fra InDesign til pdf”.

Læs mere om pdf-kurserne på Diversas hjemmeside

Tilbage